疫情之下，創(chuàng)業(yè)維艱。八次方照明正是疫情爆發(fā)前不久成立的一家企業(yè)，巨大的環(huán)境變化讓公司聯合創(chuàng)始人阮總敏銳地捕捉到企業(yè)數字化趨勢，上線了一套標準化的ERP軟件。但使用中發(fā)現其死板僵硬，不能自定義調整，亟需一個新的可定制化系統來替代。

伙伴云靈活可定制化的特點，完美匹配了八次方照明企業(yè)的需求。系統上線后，打通前端銷售（設計）-訂單-采購-生產-倉儲-發(fā)貨六大業(yè)務全流程環(huán)節(jié)，讓公司的內部管理更規(guī)范，業(yè)務流程更順暢。

1. 機構簡介

八次方照明科技（廈門）有限公司成立于2020年，是一家面向中高端客戶提供專業(yè)照明設備的企業(yè)。公司目前的主營業(yè)務有照明設備的生產、銷售、安裝等，生產包括吸頂燈、球場燈、點光源、軌道燈系列、標識、造型燈、吊線燈、天花軟膜、戶外系列、地腳燈、配件、燈帶線條燈、石膏燈系列、磁吸系列、明裝射燈、嵌入式系列等產品。

2. 業(yè)務痛點

第一，傳統模式處理訂單效率低易出錯。

下單：手動生成訂單報價單后，截圖發(fā)給供應商，常常會因操作不當造成信息不準確；報價單格式不統一，手動編輯、效率低下。

分批發(fā)貨： Excel 記錄發(fā)貨信息，容易錯漏。如果客戶丟漏件，無法及時準確地查詢到訂單發(fā)貨記錄

第二，紙質化管理思想老舊，影響公司形象。

公司定位中高端客戶群體，傳統紙質化的溝通和管理模式，與“以用戶為中心”的互聯網思維背道而馳。

第三，訂單進度不易追蹤且無監(jiān)管。

Excel 只能單表展示數據信息，很難實現多表關聯，無法系統全面地了解訂單最新進展。

第二，采購管理：匹配BOM單，自動生成采購安排單。

在系統創(chuàng)建產品結構清單（BOM）后，下單大產品（1個產品由2-3個部分組成）時，自動下單采購對應3個組成部分；

庫存不足的，系統自動生成采購安排單；如果產品尚有庫存，系統會自動填寫免采數量，采購只需安排應該采購的部分即可。

第三，供應商管理：自動創(chuàng)建采購單，通知供應商備貨。

系統根據不同產品不同供應商，會自動創(chuàng)建對應采購單、對應當月對賬單；

采購單創(chuàng)建后，系統會發(fā)起自動化流程通知供應商備貨，按照要求發(fā)貨至客戶或倉庫。

第四，庫存管理：自動生成入庫明細，發(fā)貨自動通知。

貨到倉庫后，可以修改采購明細中的本次入庫數，就會自動生成入庫明細，無需創(chuàng)建新的入庫單，以免選錯產品；

庫管會自動通知銷售，進行發(fā)貨安排，修改本次發(fā)貨數量，自動生成發(fā)貨單；

倉庫發(fā)貨后，尾款收取基本訂單完結。

4. 項目成果

第一，員工各司其職，工作效率大大提升。

以前員工要身兼多職，比如銷售（設計）要親自對接客戶、生產、倉儲等，當客戶詢問發(fā)貨時間時，需先電話溝通生產部門，了解生產進度，然后再溝通倉儲部門，了解物流情況等?，F在只要登陸系統，就能直接看到整個訂單的狀態(tài)，員工可以集中精力做好本職工作。

第二，內部管理規(guī)范有效 ，優(yōu)化了整個項目流程。

系統直接掛鉤員工績效。若發(fā)現項目環(huán)節(jié)出問題，可直接和相應負責人溝通，并予以相應的績效懲罰，避免之前扯皮、推諉等現象的發(fā)生。

第三，多維度統計分析，決策更科學有效。

系統儀表盤為不同角色人員設置不同權限，實現快捷操作及數據自動化統計，保證不同角色人員在各自的職責范圍內操作系統，實現各環(huán)節(jié)工作流程的緊密配合。

銷售設計：直接進入產品表就能知悉現有產品、庫存情況等，還能直觀地查看每日待跟進的客戶、未安排生產的產品、進行中的訂單等。

采購人員：自動統計本月新增xx采購單、待發(fā)的客戶數、待發(fā)回倉數等，一目了然地了解每筆采購單的進度。

管理層：可根據年度&季度業(yè)務情況分析，制定接下來的工作目標；輔助判斷生產工廠的交付能力，如果一直處于超期狀態(tài)，會及時更換廠家。