民宿行業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本高，即使沒(méi)有客人，房租等固定開(kāi)銷還要持續(xù)支出，因此抵御危機(jī)能力極差。而海南景咖在國(guó)內(nèi)發(fā)展獨(dú)一無(wú)二的品牌化的零租金模式，也叫托管模式。景咖的服務(wù)是覆蓋兩端的，托管房子的業(yè)主和來(lái)住房子的客戶。從資產(chǎn)維護(hù)的角度吸引業(yè)主，原來(lái)，景咖使用Excel管理房源，數(shù)據(jù)量大，難以統(tǒng)計(jì)。攜手伙伴云后，景咖美宿真正實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，員工工作效率大大提高。

01. 機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)介

海南景咖美宿是一家基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用的連鎖旅游住宿品牌，專注于民宿經(jīng)營(yíng)管理。景咖美宿的房源由一支經(jīng)驗(yàn)豐富的設(shè)計(jì)師團(tuán)隊(duì)精心打造。在驗(yàn)收環(huán)節(jié)，他們制定了169項(xiàng)嚴(yán)格的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。公司的使命是“打造行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使民宿成為時(shí)尚”致力于為每一位客戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。截至2021年8月，景咖美宿已成功托管運(yùn)營(yíng)超過(guò)1600套房源，這些房源主要分布在海南三亞市的海棠灣、亞龍灣、三亞灣以及修州市的?；◢u。

02. 業(yè)務(wù)痛點(diǎn)

第一，存儲(chǔ)大量房源信息，用Excel數(shù)據(jù)對(duì)不上、效率低。

引入伙伴云之前，海南景咖就像一個(gè)Excel公司，每個(gè)人都在做表和查找核對(duì)信息，每天頻頻出錯(cuò)、問(wèn)題重重。

第二，通過(guò)微信群管理合同，文件常過(guò)期，數(shù)據(jù)安全難保障。

合同通過(guò)微信群分享，一個(gè)房主一個(gè)群，在微信群中翻聊天記錄，找合同需要4個(gè)多小時(shí)，文件經(jīng)常過(guò)期。業(yè)主信息有可能泄露，數(shù)據(jù)安全管理有漏洞。

第三，裝修流程長(zhǎng)，缺乏標(biāo)準(zhǔn)約束。

業(yè)主簽約后的第一件事就是關(guān)注公司房屋的裝修進(jìn)度，之前工期記錄分散在多個(gè)表格的各處，查詢進(jìn)度就要一周。缺少標(biāo)準(zhǔn)約束，因此常常會(huì)拖很長(zhǎng)時(shí)間，造成業(yè)主不滿。

03. 實(shí)施過(guò)程

第一，房源信息線上管理百萬(wàn)數(shù)據(jù)快速檢索。

使用伙伴云后，建立房源信息表，系統(tǒng)內(nèi)儲(chǔ)存上百萬(wàn)條房源信息。房屋有關(guān)合同、收入、支出等數(shù)據(jù)統(tǒng)一關(guān)聯(lián)各部門(mén)標(biāo)準(zhǔn)一致記錄數(shù)據(jù)。

第二，跨部門(mén)合同隨時(shí)查關(guān)鍵字段一秒提取信息。

合同上傳到伙伴云系統(tǒng)，可以直接將關(guān)鍵信息提取成字段同步到表格系統(tǒng)中，方便后期篩選查詢，從權(quán)限配置到合同快速讀取只需1分鐘不到。

第三，自動(dòng)計(jì)算實(shí)際工期及時(shí)反饋裝修進(jìn)度。

引入伙伴云后，景咖搭建了工期管理模塊。系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算實(shí)際工期。如果超過(guò)19天，公司則會(huì)扣除負(fù)責(zé)人相應(yīng)績(jī)效，并及時(shí)向業(yè)主反饋。

04. 項(xiàng)目成果

第一，培訓(xùn)成本低，數(shù)據(jù)總量大，工作效率提高70%。

全公司120多個(gè)員工全部在系統(tǒng)中查看房屋數(shù)據(jù)，學(xué)習(xí)成本為0，即便是新人，也只需看系統(tǒng)就能快速上手業(yè)務(wù)。現(xiàn)在共有70多萬(wàn)條經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)于伙伴云系統(tǒng)，預(yù)計(jì)今年內(nèi)數(shù)據(jù)總量會(huì)達(dá)到200萬(wàn)條，使用邊界還在不斷拓展，工作效率提高70%。

第二，權(quán)限設(shè)置精準(zhǔn)管理，數(shù)據(jù)安全度高達(dá)99.9%。

各部門(mén)隨時(shí)查看合同信息，為保障數(shù)據(jù)安全，可進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。權(quán)限設(shè)置還可以精細(xì)到針對(duì)每套房，再關(guān)聯(lián)到每個(gè)門(mén)店，讓對(duì)應(yīng)的店長(zhǎng)只看到自己管理的合同信息。

第三，工期及時(shí)監(jiān)督反饋，業(yè)主滿意度提高80%。

標(biāo)準(zhǔn)化流程管理籌建工期，每一道工序都在系統(tǒng)中有嚴(yán)格的時(shí)間限制，如果最終施工超過(guò)19天，公司則會(huì)扣除負(fù)責(zé)人相應(yīng)績(jī)效，并及時(shí)向房主反饋。裝修進(jìn)度明確，業(yè)主稱贊高效率，業(yè)主滿意度提高80%。